如何做好岗位工作分析
在当今快速变化的工作环境中，岗位工作分析成为了企业管理中不可或缺的一环。它不仅能够帮助企业明确岗位职责，优化工作流程，还能为员工的职业发展提供清晰的方向。那么，如何做好岗位工作分析呢？
一、工作分析的发展
工作分析的思想早在古希腊时期就开始产生了。著名思想家苏格拉底在其对理想社会的设想中指出社会的需求是多种多样的，每个人只能通过社会分工的方法，从事自己力所能及的工作，才能为社会做出较大的贡献。他认为个人的能力是具有差异性的，不同工作岗位的要求也存在不同，让每个人从事他们最适合的工作，才能取得最大的效率。因此，人们需要去了解各种不同的工作以及工作对人的要求。这种思想为后来的工作分析奠定了基础。
被后世尊为科学管理之父的美国人泰勒在20世纪初对组织的管理进行了一系列的研究。当时由于老板不知一个工人一天能干多少活，工人出于各种原因经常“磨洋工”，劳动生产率非常低下。为了挖掘工人的潜力，提高劳动生产率，泰勒通过科学的观察、记录、分析，致力于“时间动作研究”，探讨提高劳动生产率的最佳方法，制定出合理的日工作量。所谓时间动作研究，就是将工作分成若干部分并分别进行计时。通过分析，对各种活动的时间及顺序进行重新规划，达到提高生产率的目的。泰勒在1903年出版的《商店管理》一书中详细地描述了由于把工作分成若干个部分并进行记时而提高了劳动生产率的事实。1911年他又出版了《科学管理原理》一书。在该书中他宣称，要对组织进行科学的管理，就必须对组织中的每一份工作进行研究，从而科学地选拔、培训工人。泰勒的研究被认为是科学工作分析的起始。
在第一次世界大战期间，美国便设立了军队人事分为委员会来实施工作分析，于是工作分析一词便开始使用。1920年美国国家人事协会规定把工作分析定义为一种处理方法，其结果可以确定一种职务的构成及胜任该职务的人所必须具备的条件。据调查，在1930年美国各大公司采用工作分析的仅占39%，而到1940年急增到75%。
早期的工作分析，侧重于对职务信息的定性描述。随着统计科学、心理测量理论等相关学科的发展，及人们对工作分析了解、研究的增多和要求的提高，20世纪70年代以来，结构化、定量化的工作分析方法不断涌现。著名的有工作者指向的职位分析问卷法（PAQ）、职务指向的职能工作分析法（FJA）等等。同时也出现了关键事件法、功能性工作分析、工作要素分析等新的方法。西方国家还通过公平就业等方面的法规对工作分析的某些方面作出规定。
现代意义上的工作分析还和人员选拔测评等
人力资源的管理和开发工作密切地联系在一起的。所谓选拔无非就是确定在某一职务上所要做的工作和胜任该工作所需的能力、技能、知识等，从而将能够很好胜任与不能很好胜任这项工作的人分别筛选出来。由于任何一项工作在环境、时间、作业活动、任职者四个要素方面是存在差异的。要做到人和职的匹配，就必须对工作进行合理的分析。工作分析是人事选拔和测评的主要手段和必经程序。本世纪初，与人员选拔和测评密切相关的工业心理学得到了迅速的发展。闵斯特伯格于1913年在美国出版了《心理学与工业效率》，标志着工业心理学的诞生。而心理测量学的发展，则更为人事选拔和测评提供了技术上的支持。1905年，心理学家比内和医生西蒙应法国教育部的要求编制了世界上第一份智力测验。该测验对于筛选弱智儿童非常有效，于是，在第一次世界大战和第二次世界大战期间，人们把测验应用行军人的选拔和安置上并获得了极大的成功。人事选拔和测评又被广泛应用于商业，而且变得越来越重要。作为人事选拔和测评的主要方法和必经程序——工作分析，也得到了迅速的发展。
现在，越来越多的企业认识到了工作分析对企业管理的作用和意义。从最初的仅仅为了工艺流程的设计和人员的招聘发展到了应用工作分析的结果进行绩效考核、培训、薪酬管理等，工作分析受到了越来越多企业的重视与欢迎。
工作分析的意义主要表现在以下几个方面：
1． 为各项人事决策提供了坚实的基础。有了工作分析，企业的各级管理人员不论是选人，用人，还是育人，留人都有了科学依据。
2． 通过对人员能力，个性等条件分析，人尽其才。工作分析的结果可以使人员的使用在“合适的时候把合适的人放在合适的岗位上。”避免“大材小用，小材大用”的现象。
3． 通过对工作职责，工作流程的分析，使“才能尽其职”。避免人力资源的浪费，提高工作效率。
4． 通过对工作环境、工作设备的分析，使人与机器相互配合，更好协调。使才能尽其用，职能尽其用，以完成组织的目标。
5． 能科学的评价员工的业绩，有效地激励员工。通过工作分析，了解员工与岗位各方面的信息，有助于科学地选拨员工，考核员工奖励员工，达到激励的目的。
在以下几种情况下，需要进行工作分析：
1．新的组织建立的时候；
2．工作分析被首次引入企业时；
3．当新的工作产生时；
4．当工作由于新技术、新方法、新工艺或新系统的产生而发生重要变化时。
二、工作分析的方法
工作分析的方法是多种多样的，但没有任何一种方法可以独立完成整个工作分析。工作分析的内容取决于工作分析的目的与用途，不同组织所进行的调查分析的侧重点会有所不同。因此，在工作分析内容确定后要选择适当的分析方法就十分重要。工作分析的方法依照基本方式划分为观察法、访谈法和调查问卷法。当然，每种方法都有各自的优缺点，在实践中，要做好工作分析，常常根据不同的岗位，把不同的方法相结合。
一、观察法
观察法是指在工作现场观察员工的工作过程、行为、内容、工具等并记录进行分析与归纳总结，适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作。
1、优点
工作分析人员能够比较全面和深入地了解工作要求，适用于那些工作内容主要用身体活动来完成的工作，如装配工人、保安人员等。
2、缺点
l 不适用于脑力劳动成份比较高的工作，以及处理紧急情况的间歇性工作。例如：律师、教师急救站的护士、经理等。
l 对有些员工而言难以接受，他们觉得自己受到监视或威胁，从而从心理对工作分析人员产生反感，同时也可能造成操作动作变形。
l 不能得到有关任职者资格要求的信息。
3、注意事项：
l 要注意工作行为样本的代表性。
l 观察人员在观察时尽量不要影响被观察者的注意，干扰被观察者的工作。
l 观察前要有详细的观察提纲和行为标准。
l 观察者，要避免机械记录，应反映工作有关内容，并对工作信息进行比较和提炼。
4、观察法的基本框架（见文末附件）
二、访谈法
访谈法又称面谈法，是一种应用最为广泛的工作分析方法，指工作分析者就某一个职务或职位面对面的询问任职者、主管、专家等人对工作的意见和看法。面谈的程序可以标准化，亦可以是非标准化。一般情况下，应用访谈法时以标准化访谈格式记录，目的是便于控制访谈内容及对同一职务不同任职者的回答相互比较。
1．访谈法的优点
l 可以对工作者的工作态度与工作动机等较深层次的内容有比较详细的了解。
l 运用面广，能够简单而迅速地收集多方面的工作分析资料。
l 由任职者亲口讲出工作内容，具体而准确。
l 使工作分析者了解到短期直接观察法不容易发现的情况，有助于管理者发现问题。
l 为任职者解释工作分析的必要性及功能。
l 有助于与员工的沟通，缓解工作情绪。
2．访谈法的缺点
l 访谈法要专门的技巧，需要受过专门训练的工作分析专业人员。
l 比较费口、费力，工作成本较高。
l 搜集上手的信息往往被扭曲，失真。
l 访谈法易被员工认为是他工作业绩的考核或认为是种中薪酬调整的依据，故会夸大或弱化某些职责。
4、访谈法的分析提纲（见文末附件）
三、调查问卷法
调查问卷法通过精心设计的问卷获取关于某岗位的工作内容、工作特征和人员要求等信息的方法。具体有管理职位描述问卷法（MPDQ）、职位分析问卷法（PAQ）、任务详细目录法（TIQ）、体能分析问卷法（PAAQ）、调查表法等。
1．问卷法的优点
l 费用低，速度快，节省时间，可以在工作之余填写，不致影响正常工作；
l 调查范围广，可用于多种目的，多样用途的工作分析；
l 调查样本量很大，适用于需要对很多工作者进行调查的情况；
l 调查的资源可以数量化，由计算机进行地数据处理。
2．问卷法的缺点
l 设计理想的调查表要花费较多时间，人力、物力、费用成本高；
l 在问卷使用前，应进行测试，以了解员工理解问卷中问题的情况，为避免误解，还经常需要工作分析人员亲自解释和说明，降低了工作效率；
l 填写调查表是由工作者单独进行，缺少交流和沟通，因此，被调查者可能不积极配合，认真填写，从而影响调查的质量。
3、调查问卷法模板
总部位于英国的CMC协会/国际咨询协会在全球主导管理和颁发的CMC国际注册管理师、CMC国际注册管理咨询师资格，以及ICC国际注册顾问资格。CMC证书和ICC证书在全球成员中互认通用，被誉为经管类国际公认的十大含金量证书。是指达到CMC-4E2C国际标准，即高等教育(Education)、经验案例(Experience)、专业考试(Examination)、职业道德(Ethics)、管理胜任力+咨询胜任力的双重能力(management Competency + consultant Competency)，并获得认证的管理精英。目前全球专业管理师和咨询师超过10万+
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